Notářský zápis je veřejná listina, kterou na žádost účastníků sepisuje notář a která osvědčuje právní jednání nebo rozhodnutí orgánu právnické osoby. Jeho právní rámec dává notářský řád, tedy zákon č. 358/1992 Sb. (§ 62 a násl.). Oproti běžné smlouvě podepsané „mezi sebou" má notářský zápis zvýšenou důkazní sílu a u řady úkonů — typicky u společnosti s ručením omezeným — je přímo ze zákona povinný.
Tato stránka vysvětluje, co notářský zápis je, kdy ho u firmy potřebujete, jak funguje online (distanční) zápis přes videokonferenci a kolik orientačně stojí. Údaje jsou platné pro rok 2026.
Co je notářský zápis a jakou má váhu
Notářský zápis je formalizovaný dokument, který sepisuje notář jako nestranný úřední subjekt. Podle § 62 notářského řádu jsou notářské zápisy (a jejich stejnopisy, opisy a listiny o osvědčení) veřejnými listinami, splňují-li náležitosti stanovené zákonem.
Status veřejné listiny má v praxi dva zásadní důsledky:
- Zvýšená důkazní síla. U veřejné listiny se presumuje pravdivost toho, co je v ní osvědčeno. Kdo by chtěl tvrdit opak (například že jednání neproběhlo tak, jak notář zaznamenal), nese důkazní břemeno. To výrazně snižuje riziko sporů o tom, „co se vlastně dohodlo".
- Kontrola zákonnosti. Notář před sepsáním ověřuje totožnost účastníků, jejich způsobilost a soulad jednání se zákonem. U úkonů určených k zápisu do veřejného rejstříku tím odpadá další přezkum a úkon je rovnou „rejstříkově způsobilý".
Notář o úkonu nesepisuje pouze jeho obsah — současně osvědčuje, že proběhly zákonem požadované formality a že obsah neodporuje právním předpisům a zakladatelskému dokumentu.
Dva typy notářského zápisu, které se u firem potkáte
V korporátní agendě se rozlišují dva základní druhy zápisu a je dobré je nezaměňovat:
| Typ zápisu | Co osvědčuje | Typické použití |
|---|---|---|
| Notářský zápis o právním jednání (§ 62, § 70 not. řádu) | projev vůle konkrétní osoby nebo osob | sepsání společenské smlouvy / zakladatelské listiny, plné moci |
| Notářský zápis o rozhodnutí orgánu právnické osoby (§ 80a a násl. not. řádu) | že orgán (valná hromada) rozhodnutí přijal a že je v souladu s předpisy | rozhodnutí valné hromady — změna názvu, sídla, kapitálu apod. |
Zjednodušeně: právní jednání je o tom, co někdo chce (vůle zakladatele), zatímco rozhodnutí orgánu je o tom, na čem se usnesl kolektivní orgán společnosti.
Kdy je notářský zápis u firmy nutný
Notářský zápis není volba „pro jistotu" — u kapitálových společností je u klíčových úkonů povinný přímo ze zákona o obchodních korporacích (zákon č. 90/2012 Sb., ZOK).
Založení s.r.o. — společenská smlouva
Společenská smlouva (u jednoho zakladatele zakladatelská listina) musí mít podle § 8 odst. 1 ZOK formu veřejné listiny, tedy notářského zápisu. Bez něj s.r.o. nevznikne. Stejně tak musí mít formu notářského zápisu i pozdější úplné znění společenské smlouvy. Detaily k obsahu najdete v článku o společenské smlouvě, celý postup pak v průvodci založení s.r.o. krok za krokem.
Změny společenské smlouvy a rozhodnutí valné hromady
Změnu společenské smlouvy a rozhodnutí valné hromady, kterým se mění společenská smlouva, je třeba osvědčit notářským zápisem podle § 172 ZOK. Notářský zápis tak budete potřebovat zejména při těchto změnách:
- změna obchodního názvu (firmy) společnosti,
- změna sídla zapsaného ve společenské smlouvě,
- zvýšení nebo snížení základního kapitálu,
- změna počtu jednatelů a způsobu jednání za společnost,
- změna předmětu podnikání zapsaného ve společenské smlouvě.
Naopak některé „provozní" úkony (například běžné odvolání a jmenování jednatele, pokud nezasahují do společenské smlouvy) nemusí vždy vyžadovat notářský zápis a stačí prosté rozhodnutí. Které konkrétní změny zápis vyžadují, řešíme v přehledu změn v obchodním rejstříku. Souvislosti hlasování shrnuje pojem valná hromada.
Zrušení s.r.o. s likvidací
Rozhodne-li valná hromada o zrušení společnosti s likvidací, jde o změnu, která se zapisuje do obchodního rejstříku, a rozhodnutí je proto třeba osvědčit notářským zápisem. Notářský zápis tak provází firmu od jejího vzniku až po zánik.
Převod obchodního podílu u ready-made firmy
U převodu firmy připravené „na klíč" (ready-made) se notář uplatní zejména při rozhodnutí valné hromady souvisejících se změnami ve společnosti. Smlouva o převodu podílu samotná notářský zápis nevyžaduje (postačuje úředně ověřený podpis), ale celý převod se u notáře obvykle vyřizuje jednorázově. Postup popisuje článek ready-made — převod u notáře.
Přímý zápis notářem do rejstříku — rychlejší než soud
Klasická cesta je taková, že po sepsání notářského zápisu podáte návrh rejstříkovému soudu, který vede řízení a rozhodne o zápisu. Existuje ale rychlejší varianta: přímý zápis notářem.
Podle § 108 a násl. zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících, může zápis, změnu nebo výmaz ve veřejném rejstříku provést přímo notář — pokud mají zapisované skutečnosti podklad v notářském zápisu (tzv. podkladový zápis) a jsou předloženy všechny potřebné listiny.
Výhody přímého zápisu:
- Rychlost. Notář na rozdíl od rejstříkového soudu nevede žádné řízení, ale provede zápis rovnou — zpravidla v řádu dnů od úkonu.
- Nižší soudní poplatek. Přímý zápis notářem je u prvozápisu s.r.o. levnější (soudní poplatek 2 700 Kč) než návrh k rejstříkovému soudu (6 000 Kč); u „jednoduché" s.r.o. se vzorovou smlouvou bývá prvozápis od soudního poplatku osvobozen.
- Jedno místo. Sepsání zápisu i zápis do rejstříku proběhnou u téhož notáře.
Online (distanční) notářský zápis přes videokonferenci
Notářský zápis dnes nemusí znamenat osobní návštěvu kanceláře. Novelou notářského řádu — zákon č. 300/2021 Sb., účinný od 1. 9. 2021 — byla zavedena distanční forma notářského zápisu v elektronické podobě pro obchodněprávní agendu. Společnost lze tak založit (a provádět v ní změny) zcela online, bez fyzické přítomnosti u notáře.
Jak to funguje:
- Elektronická identifikace. Účastník se přihlásí přes bankovní identitu podporované banky (případně elektronický pas).
- Videokonference. Vše probíhá v zabezpečeném prostředí Centrálního informačního systému Notářské komory ČR (sekce „Jednačka"). Notář během spojení porovná podobu účastníka s nejnovější státem evidovanou fotografií.
- Kvalifikovaný elektronický podpis. Klasický podpis je nahrazen kvalifikovaným elektronickým podpisem. Pokud kvalifikovaný certifikát nemáte, lze ho vydat přímo v rámci procesu.
Distanční zápis lze využít nejen pro založení, ale i pro změny ve firmě — například odvolání a jmenování jednatele, změnu společenské smlouvy nebo změnu základního kapitálu. Ve spojení s přímým zápisem notářem do rejstříku tak proběhne celý úkon online.
Kolik notářský zápis stojí
Odměnu notáře za sepsání notářského zápisu stanoví notářský tarif — vyhláška č. 196/2001 Sb. Výše odměny u úkonů s vyčíslitelnou hodnotou (například zvýšení základního kapitálu) závisí na hodnotě, které se úkon týká, a počítá se podle sazebníku v příloze vyhlášky; u některých úkonů je odměna pevná (například notářský zápis o plné moci 1 000 Kč). K odměně se připočítává DPH a náhrada hotových výdajů (stejnopisy, opisy).
Orientačně:
| Úkon | Orientační cena |
|---|---|
| Notářský zápis u ready-made firmy (dle ceníku FIRMIN) | 6 000 Kč |
| Soudní poplatek — prvozápis přímým zápisem notářem | 2 700 Kč |
| Soudní poplatek — návrh k rejstříkovému soudu | 6 000 Kč |
Konkrétní cenu vždy potvrdí notář podle povahy a hodnoty úkonu. Pro jednoduché úkony se vzorovou dokumentací bývá výsledná částka výrazně nižší než u individuálně připravovaných změn s vyšší hodnotou.
Shrnutí
- Notářský zápis je veřejná listina se zvýšenou důkazní silou (§ 62 not. řádu).
- U s.r.o. je povinný u společenské smlouvy (§ 8 ZOK), změn společenské smlouvy a rozhodnutí valné hromady (§ 172 ZOK) i u zrušení s likvidací.
- Přímý zápis notářem (§ 108 a násl. zák. 304/2013 Sb.) je rychlejší a často levnější než cesta přes rejstříkový soud.
- Online zápis přes videokonferenci funguje od 1. 9. 2021 (zák. 300/2021 Sb.) — potřebujete bankovní identitu a kvalifikovaný podpis.
- Cenu určuje notářský tarif (vyhl. 196/2001 Sb.) podle hodnoty úkonu; u ready-made firmy 6 000 Kč dle ceníku FIRMIN.
Často kladené otázky
Kdy potřebuju notářský zápis?
U společnosti s ručením omezeným ho potřebujete zejména při založení (společenská smlouva podle § 8 ZOK), při změnách společenské smlouvy a rozhodnutích valné hromady podle § 172 ZOK (změna názvu, sídla, základního kapitálu, počtu jednatelů) a při zrušení společnosti s likvidací. Mimo firemní agendu se notářský zápis používá například u dohod se svolením k vykonatelnosti nebo u některých dispozic s nemovitostmi a dědickými poměry.
Můžu notářský zápis udělat online?
Ano. Od 1. 9. 2021 (zákon č. 300/2021 Sb.) lze v obchodněprávní agendě sepsat notářský zápis distančně přes videokonferenci v systému Notářské komory ČR. Potřebujete bankovní identitu (nebo elektronický pas) pro přihlášení a kvalifikovaný elektronický podpis. Takto lze založit firmu i provést změny v ní bez osobní návštěvy notáře.
Kolik notářský zápis stojí?
Odměnu určuje notářský tarif (vyhláška č. 196/2001 Sb.) a u úkonů s vyčíslitelnou hodnotou závisí na hodnotě, které se úkon týká, plus DPH a hotové výdaje. U ready-made firmy činí notářský zápis 6 000 Kč podle ceníku FIRMIN. Přesnou částku vždy potvrdí konkrétní notář podle povahy úkonu.
Co je přímý zápis notářem?
Přímý zápis notářem (§ 108 a násl. zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících) znamená, že zápis do obchodního rejstříku provede přímo notář na základě sepsaného podkladového notářského zápisu, nikoli rejstříkový soud. Notář nevede žádné řízení, takže je to rychlejší a u prvozápisu s.r.o. i levnější než návrh podaný k soudu.
Vyřídíme za vás notáře i zápis do rejstříku. FIRMIN připraví veškerou dokumentaci, domluví notáře (i online) a zajistí zápis do obchodního rejstříku — od založení s.r.o. přes změny v obchodním rejstříku až po převod ready-made firmy. Bez papírování na vaší straně.